Copropriété : passez-vous de syndic

Vous trouvez que votre syndic n’est pas à la hauteur de vos attentes ? Qu’il ne réagit pas quand vous avez besoin de lui, qu’il facture sans cesse des frais supplémentaires, en plus d’honoraires annuels exorbitants ? Qu’il fait appel à des prestataires de services chers et inutiles, a recours à des entreprises sans vraiment faire jouer la concurrence ? Vous n’êtes pas le seul : selon une étude réalisée l’an dernier par l’Ifop pour le syndic en ligne Bellman, 34 % des Français copropriétaires sont insatisfaits de la gestion de leur syndic. La même proportion d’entre eux souhaite changer de prestataire mais, étonnamment, 44 % des copropriétaires interrogés ont le même cabinet de gestion depuis au moins six ans et ils sont même 11 % à avoir le même syndic depuis plus de vingt ans…

Pourtant, vous n’êtes pas obligé de subir la situation. Si rien ne va plus entre votre syndic et vous, c’est le moment d’envisager de vous passer de ses services et de gérer vous-même votre immeuble. Les exemples de copropriétés qui ont décidé de reprendre leur destin en main ne manquent pas et toutes évoquent de belles économies à la clé. Toutefois, c’est une responsabilité importante. Avant de vous lancer, vous avez intérêt à vous poser les bonnes questions. En voici quelques-unes.

Est-ce adapté à toutes les copropriétés ?

Si neuf copropriétés sur dix ont recours à un professionnel (Insee 2017), toute copropriété est susceptible d’être gérée en interne, quelle que soit sa taille ou sa complexité (ascenseurs, chauffage collectif, gardien, jardins…). La loi du 10 juillet 1965 réglementant la copropriété ne fixe aucune restriction. Dans les faits, toutefois, ce sont souvent les petites copropriétés qui se retrouvent gérées en interne, parce qu’elles ne trouvent pas de syndic professionnel à un tarif acceptable. « La gestion bénévole est idéale pour les copropriétés dont la taille est comprise entre dix et trente lots, lorsqu’elle n’est pas compliquée – pas de chauffage collectif, par exemple – et que les seuls contrats existants concernent l’assurance et l’entretien des parties communes », précise Emilie Allain, présidente de l’ANCC (Association nationale de la copropriété et des copropriétaires).

Cependant, même lorsque la copropriété est de très grande taille, une gestion non professionnelle est tout à fait possible mais vous devez, plus que jamais, être motivé et pouvoir compter sur le soutien du conseil syndical. Pour ce cas de figure, l’ANCC recommande « de se faire accompagner par des associations spécialistes en copropriété et de déléguer un certain nombre de tâches à des prestataires : un comptable notamment et un directeur de site qui va gérer la totalité de l’immeuble et vis-à-vis duquel il faudra bien définir le cahier des charges ». L’ANCC compte parmi ses adhérents des copropriétés de plus de 1 000 lots gérées par des syndics bénévoles et qui fonctionnent très bien sur la base de ces recommandations. Après, tout dépend du temps que vous êtes disposé à consacrer à cette activité. « Seules les très grandes copropriétés, celles connaissant des conflits et en particulier des procédures judiciaires, celles en mauvais état et qui nécessitent beaucoup de travaux, sont très chronophages et incompatibles avec une activité professionnelle et une vie familiale – sauf à disposer d’un salarié pour régler les questions courantes, le syndic bénévole pouvant limiter son rôle à une supervision et un contrôle sur les cas particuliers » indique Charles Trentin, président de l’ASIB (Association des syndics d’immeubles bénévoles).

Que gagne-t-on à gérer soi-même ?

Le premier bénéfice à gérer soi-même son immeuble est financier. Selon des sources concordantes, un syndic professionnel représente un coût pour la ­copropriété d’environ 250 euros par an et par lot, sans parler des frais pour prestations particulières qui peuvent alourdir considérablement la facture annuelle. Une copropriété d’une centaine de lots verse au minimum 20.000 euros TTC d’honoraires à son syndic, chaque année… Une somme substantielle qui pourra désormais être employée à la réalisation de travaux sur les parties communes, par exemple.

Mais si vous passez en syndic bénévole, cela ne veut pas dire pour autant que sa gestion ne vous coûtera rien. Vous devrez rembourser les frais (photocopies, téléphone, coût des lettres recommandées…), voire verser une petite rémunération destinée à compenser le travail fourni tout au long de l’année. Celle-ci est librement négociée avec les ­copropriétaires en assemblée générale, au moment de sa désignation. Cinq cents euros pour une petite copropriété, sans difficultés particulières, est un montant raisonnable. Dans tous les cas, vous serez bien loin d’atteindre le montant des honoraires d’un professionnel. Des économies pourront également être réalisées sur tous les postes de dépenses de la copropriété (eau, assurance, entretien des parties communes, ascenseur…). Le syndic bénévole, qui est obligatoirement un des copropriétaires, sera en principe très motivé pour agir à tous les niveaux et traquer les dépenses. Car s’il s’engage, c’est bien qu’il a l’intention de faire faire des économies à sa copropriété en réexaminant à la loupe tous les contrats en cours. Il renégociera, résiliera si besoin, fera jouer la concurrence pour obtenir un meilleur tarif ou une meilleure qualité de prestation.

Le bénéfice du recours à un syndic non professionnel n’est pas limité aux finances. La gestion confiée à une ou plusieurs personnes présentes sur place permet une plus grande réactivité face aux petits ou grands problèmes rencontrés au sein de l’immeuble, un entretien plus ­régulier et un dialogue fructueux avec les habitants. Souvent, une nouvelle convivialité s’instaure entre les résidents de l’immeuble. Bien évidemment, ces bénéfices ne seront réels et sensibles qu’à la condition que la personne qui s’engage à gérer soit motivée et efficace – et qu’elle garde cette énergie sur le long terme…

Est-ce compliqué ?

Si vous vous lancez dans l’aventure, attendez-vous à être assez occupé. Vous serez astreint aux mêmes tâches qu’un professionnel. Vous devrez organiser et veiller à l’entretien de l’immeuble, préparer et tenir les assemblées générales (AG), rédiger les procès-verbaux, gérer les contrats de l’immeuble, tenir la comptabilité, payer les fournisseurs et les éventuels employés, élaborer le budget prévisionnel avec le conseil syndical, répartir les charges selon les lots, lancer les appels de provisions trimestriels, mais aussi gérer les interventions urgentes, organiser les travaux d’entretien… Il vous faudra aussi suivre les ­impayés, s’il y en a, et engager les démarches de recouvrement à l’encontre des mauvais payeurs… « Il faut que le syndic bénévole ait bien en tête qu’il devra respecter toutes les dispositions légales et que sa responsabilité pourra être engagée, comme celle d’un syndic professionnel. Les contraintes légales sont identiques, que le syndic soit professionnel ou pas. Par exemple, les règles de convocation à l’AG sont très strictes. Si le syndic bénévole ne s’y conforme pas, les conséquences seront les mêmes que s’il était professionnel, que la copropriété soit petite ou grande » met-on en garde à l’Anil (Agence nationale pour l’information sur le logement).

Or le droit de la copropriété est un corpus complexe, où les règles et formalités sont nombreuses sous peine de nullité des actes. Vous avez intérêt à souscrire une assurance protection juridique, ce qu’il est possible de faire auprès d’associations de copropriétaires. En cas de litige, les tribunaux se montrent toutefois plus cléments envers un syndic bénévole qu’envers un professionnel. La complexité de la tâche dépendra de la taille de votre copropriété, de sa composition et des services communs. Pour un immeuble de quelques logements, la mission peut être assez facilement maîtrisée. D’autant que la réforme de la copropriété entrée en vigueur le 1er juin 2020 a introduit des assouplissements vis-à-vis des petites copropriétés, comme une comptabilité allégée pour les immeubles comportant moins de cinq lots ou dont le budget annuel ne dépasse pas 15.000 euros. Les décisions peuvent y être prises sans assemblée générale, avec des réunions plus simples (hormis pour l’approbation des comptes et le vote du budget prévisionnel).

En revanche, être syndic bénévole dans une grande copropriété, c’est clairement s’engager dans une mission beaucoup plus compliquée. Dans tous les cas, vous vous engagez pour la durée du mandat prévue : au minimum un an (pour un maximum de trois ans). Sauf empêchement majeur, vous ne pourrez revenir sur votre engagement en cours de route.

Doit-on tout assumer seul ?

En tant que syndic bénévole, vous êtes en droit de compter sur le conseil syndical pour vous assister et contrôler votre travail. S’il remplit bien ses fonctions, celui-ci peut, par exemple, dans le cas de la réalisation de travaux, se charger de consulter les entreprises et élaborer le cahier des charges à respecter en lien avec le syndic. Vous pouvez également vous appuyer sur des spécialistes extérieurs (juriste, comptable, bureau d’études…), dont les honoraires seront supportés par l’ensemble des copropriétaires. En dehors de cela, vous assumerez seul votre mission et serez seul responsable.

Si vous souhaitez partager la charge avec d’autres copropriétaires, vous avez intérêt à opter, au moment de l’assemblée générale qui décidera du passage d’une gestion professionnelle à une gestion autonome, pour un syndic « coopératif ». Contrairement au syndic bénévole, la gestion de l’immeuble ne repose pas sur une seule personne mais sur plusieurs, toutes membres du conseil syndical. Un « président-syndic » est élu parmi elles. Le travail est réparti au sein du conseil syndical en fonction de la spécialité ou des affinités de chacun. Certains vont s’occuper des tâches administratives, d’autres des opérations financières et comptables ou d’autres, encore, des travaux. Dans les grandes copropriétés, cette répartition des missions sera organisée autour de commissions de travail réunissant les personnes concernées par le sujet à traiter. La responsabilité est elle aussi partagée.

Cette formule de gestion non professionnelle n’est pas très connue et ne représente que 0,80 % des copropriétés autogérées, selon l’ARC (Association des responsables de copropriété). « Même si le syndic coopératif est plutôt retenu par les grosses structures, il peut très bien convenir à un petit immeuble » précise-t-on à l’ANCC. En cas d’empêchement du président-syndic d’exercer ses fonctions, il ne sera pas nécessaire de réunir une assemblée générale pour désigner une autre personne. Une simple réunion du conseil syndical suffira. Mais il faut savoir qu’aucun membre du conseil syndical, y compris son président, ne pourra percevoir de rémunération. Il faudra, par ailleurs, trouver des copropriétaires non membres du conseil syndical prêts à s’investir dans la gestion de leur immeuble pour exercer le rôle de « contrôleurs indépendants » (ou, à défaut, avoir recours à un comptable ou expert-comptable extérieur).

Comment démarrer ?

Quelle que soit la taille de l’immeuble, la décision de prendre en charge la gestion de sa copropriété a de quoi intimider les non-initiés. « C’est la raison pour laquelle nous conseillons de commencer par entrer dans le conseil syndical et s’intéresser à la gestion, faire le tour des supports administratifs, juridiques, comptables, afin de se familiariser progressivement avec tous ces éléments. Puis de travailler ‘à blanc’, le temps, par exemple, d’élaborer l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale qui entérinera le changement de mode de gestion », indique Emile Hagège, directeur de l’ARC.

Parallèlement, et le plus en amont de votre projet, il est conseillé de se rapprocher d’une association de ­défense des droits des copropriétaires telle que l’ARC, l’ANCC, l’ASIB ou encore l’AFCopro (Association française des copropriétaires) pour ne citer qu’elles. Moyennant une cotisation annuelle d’une centaine d’euros, ces associations vous assistent lors du changement de gestion et tout au long de votre engagement. Elles proposent des guides d’information, des ateliers ou des formations pour certaines, fournissent des modèles types de courrier, vérifient vos convocations et procès-verbaux, vous tiennent informé des nouveautés réglementaires, vous orientent vers des experts techniques au besoin, et, surtout, vous procurent de l’aide en comptabilité.

L’ARC a développé deux outils informatiques pour ses adhérents, afin de leur permettre d’éditer les convocations et procès-verbaux d’AG et les appels de fonds à adresser à chaque copropriétaire : Simply Syndic, vendu entre 300 et 450 euros par an pour une copropriété de moins de 20 lots, par exemple ; Copro-Gestion, plus simple, disponible gratuitement sur le portail de l’adhérent. L’ANCC propose un service de sous-traitance de comptabilité au prix de 920 euros par an et un logiciel pour 360 euros. L’ASIB, quant à elle, a mis au point un outil sous Excel pour les copropriétés de moins de 49 lots, vendu 150 euros.

Si vous ne souhaitez pas adhérer à une association, vous pouvez recourir à un logiciel de gestion de copropriété tel que Coprolib’, Logia, Val Compta, Vilogi… payants, ou Diacamma, gratuit. Le réseau consultable gracieusement des Adil (agence départementale d’information sur le logement) peut aussi vous être utile, pour des questions juridiques.

Les étapes à respecter

Le passage à une gestion autonome ne peut se faire qu’au terme du mandat du syndic professionnel (sauf en cas de faute grave du syndic, justifiant une révocation en cours de mandat) et devra être entériné lors de l’assemblée générale annuelle. Même dans une petite copropriété, vous ne pouvez-vous passer de ce formalisme. Vous avez tout intérêt à aborder la question avec les autres copropriétaires bien avant cette échéance, ne serait-ce que pour présenter les avantages de cette option et définir les conditions dans lesquelles vous souhaitez gérer (en mode « bénévole » ou « coopératif »).

En bénévole, c’est l’occasion de discuter de votre ­rémunération, si vous en souhaitez une, et de préparer le mandat que vous proposerez à l’assemblée générale. En cas de rémunération, vous devez utiliser le contrat type prévu pour les syndics professionnels (sinon, vous êtes libre de ne pas reprendre ce modèle). Si vous retenez l’option coopérative, constituez votre « équipe » en fonction des compétences et affinités de chacun et entendez-vous à l’avance sur l’identité de la personne qui assumera le rôle de président-syndic.

Quelques semaines avant la date prévisionnelle de l’assemblée générale, informez le syndic par lettre recommandée avec accusé de réception de votre souhait de faire porter à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale la question suivante « Renouvellement du mandat du syndic ou élection d’un syndic bénévole (ou d’un syndic coopératif) ». Joignez-y votre proposition de mandat.

Le jour de l’assemblée générale, les copropriétaires entérineront leur choix à la majorité absolue de l’article 25, soit la majorité des voix de tous les copropriétaires présents, représentés ou absents (au moins 501/1 000 millièmes). Si cette majorité n’est pas obtenue et que le nombre de voix est au moins égal au tiers des voix de tous les copropriétaires, la même assemblée peut procéder immédiatement à un second vote à la majorité simple de l’article 24, soit la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés (au moins 333/1.000 millièmes). Dans le cadre d’une gestion coopérative, l’assemblée générale élit les membres du conseil syndical comme dans tout syndicat de copropriétaires. Ce conseil se réunit ensuite pour élire en son sein le « président-syndic » qui sera également, de droit, président du conseil syndical.

Dès le jour de l’AG, vous entrez en fonction. L’ancien syndic a un mois pour vous transmettre les archives de la copropriété