C’est au cours de l’assemblée générale annuelle, à laquelle chaque copropriétaire est invité à participer, que tout se décide : vote des travaux, validation du budget de l’année écoulée et vote du budget prévisionnel, renouvellement (ou non) du mandat du syndic, fonds de roulement… Il est vivement conseillé de s’y rendre ou, à défaut, de s’y faire représenter.

Lire attentivement la convocation

La tenue de l’assemblée générale doit être notifiée à chaque copropriétaire à titre individuel. Traditionnellement, cette convocation s’effectue par lettre recommandée avec accusé de réception au moins vingt et un jours avant la réunion. Surveillez bien votre boîte aux lettres car c’est la date de présentation qui compte et non celle de réception.

Autrement dit, si le courrier est retourné à son émetteur parce que vous n’êtes pas allé le retirer à La Poste, vous ne pourrez pas prétendre ne pas l’avoir reçu ! Sont aussi autorisés la remise en main propre contre signature et un courrier recommandé (si vous avez donné votre accord écrit au syndic). Dans ce cas, le point de départ de la notification est le lendemain du jour où le copropriétaire est informé par un mail de La Poste de l’envoi de ce document.

Quelle que soit la formule choisie, ce document doit toujours comporter le lieu, la date et l’heure de l’AG, ainsi que les questions inscrites à l’ordre du jour, les modalités pratiques pour consulter les justificatifs de charges avant la date de l’assemblée générale, les comptes de l’année écoulée, le projet de budget prévisionnel avec le comparatif de celui de l’année précédente ou encore les devis pour les travaux, et l’avis rendu par le conseil syndical lorsque ce dernier est obligatoire. Un formulaire de pouvoir permettant de donner mandat à un tiers (copropriétaire ou toute personne majeure autre qu’un salarié ou un représentant du syndic) en cas d’absence programmée à l’AG doit obligatoirement être joint à la convocation.

A défaut de cette procuration, la voix du copropriétaire n’est pas prise en compte. Pire, un trop grand nombre d’absents peut entraîner le report de l’assemblée générale sur simple décision du syndic. La nouvelle assemblée est alors facturée en supplément à tous les copropriétaires, sans que les présents à la première réunion ne puissent en demander le remboursement à ceux qui n’étaient pas représentés.

Inscrire une demande à l’ordre du jour

Tout copropriétaire peut réclamer au syndic que soient inscrites une ou plusieurs questions à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si elles ne peuvent être soumises à temps, compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le seront à l’assemblée suivante (article 10 du décret du 17 mars 1967).

Aucune date limite d’envoi n’est prévue en la matière si ce n’est le délai dont dispose techniquement le syndic pour modifier son ordre du jour. Inutile donc d’adresser votre requête la veille de l’assemblée générale, elle ne sera traitée qu’à la prochaine assemblée générale. Dans la pratique, il est conseillé de s’y prendre le plus tôt possible en se référant à la date de l’AG de l’année précédente. Les périodes de convocation sont, en effet, souvent identiques d’une fois sur l’autre.

Pour être valide, une demande d’inscription de questions à l’ordre du jour de l’AG doit se faire par écrit et être déposée en main propre au syndic ou lui être adressée en recommandé avec accusé de réception. Le courrier doit être détaillé, et doit mentionner, si besoin, une mise au vote du projet. Celui-ci peut concerner l’ensemble des copropriétaires (changement de la porte donnant accès aux caves ou réfection de l’éclairage des parkings, par exemple) ou seulement le demandeur (ouverture d’un passage entre deux appartements contigus, création d’une loggia sur un balcon…).

Pour mettre toutes les chances de son côté en vue d’une adoption en assemblée générale, le copropriétaire peut joindre des devis chiffrés et des analyses d’expert sur les conséquences de cette décision pour l’immeuble. Attention, selon la nature des décisions à prendre, la majorité exigée au moment du vote est variable. Or, la voix de chaque copropriétaire est comptabilisée au nombre de tantièmes (désignés aussi sous le terme de millième) qu’il détient dans les parties communes.

Les tantièmes sont distribués par le promoteur selon une clé de répartition propre à chaque copropriété, en fonction de la nature des lots (logement, parking, cave), leur superficie et leur composition (existence ou non d’une cave, d’un balcon…). Cette répartition s’établit au moment de la rédaction du règlement de copropriété. Le nombre de tantièmes attribué à chaque copropriétaire figure dans l’acte d’achat avec le numéro d’identification des lots concernés.

Contester une assemblée générale

La tentation peut être grande pour un copropriétaire absent et non représenté par un tiers de contester la régularité de l’assemblée générale ou de mettre en cause la validité des votes qui s’y sont déroulés s’il n’apprécie pas les résolutions adoptées. Le plus souvent, il s’agit de travaux qu’il ne souhaitait pas mais auquel il devra néanmoins participer financièrement en fonction de ses tantièmes. Mais ce n’est pas si simple…

La contestation ne peut être exercée que dans un délai de deux mois à compter du lendemain de la notification du procès-verbal de l’assemblée générale. C’est-à-dire dès le lendemain du jour de la première présentation du courrier à votre domicile, s’il vous a été adressé par le syndic en recommandé avec accusé de réception. Ou le lendemain du jour de l’envoi par courrier électronique recommandé.

Autre modalité à respecter : qu’elle porte sur une décision votée ou sur la réunion dans son ensemble, la demande d’annulation doit se faire devant le tribunal de grande instance dont dépend le lieu où est situé l’immeuble et le recours à un avocat est obligatoire. Mieux vaut s’assurer avant d’entamer ces démarches que les coûts engendrés n’excèdent pas l’économie recherchée, d’autant que la procédure peut être longue et sans garantie d’une issue favorable. Sans oublier que le syndic, en cas de procédure abusive, peut se retourner contre vous et tenter d’obtenir des dommages et intérêts.