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Copropriété : comment voter par correspondance ?

Avec le reconfinement, les assemblées générales de copropriété ne peuvent plus se tenir en présentiel. Si votre syndic ne propose pas encore d’AG par visioconférence vous pourrez être amené à voter par correspondance.

Assemblée générale copropriété
©Istock

Le décompte est lancé. Une ordonnance prise pendant l’état d’urgence sanitaire a permis aux syndics dont le mandat avait expiré pendant cette période de se maintenir en place jusqu’à la prochaine assemblée générale (AG), mais celle-ci doit avoir lieu impérativement d’ici le 31 janvier 2021. Le nouvel épisode de confinement, en vigueur depuis le vendredi 28 octobre et au moins pour quatre semaines, complique une nouvelle fois leur tenue. Si, à la suite du confinement du printemps dernier, certains syndics se sont donnés les moyens de tenir des AG à distance grâce au recours à la visioconférence, tous n’ont pas encore cette possibilité. Qui plus est, le nombre de rendez-vous est tel que les moyens mis en place s’avèrent insuffisants. Il est heureusement possible de voter par correspondance, comme le rappelle PAP.

Cette méthode figure désormais dans la loi du 10 juillet 1965, qui régit le fonctionnement de la copropriété. Grâce à cela, depuis le 4 juillet 2020, les convocations aux AG adressées aux copropriétaires doivent contenir le formulaire de vote par correspondance. Celui-ci est établi selon un modèle fixé par arrêté reprenant la liste des résolutions avec un emplacement prévu sous chacune d’elles avec les intentions de vote à compléter : pour, contre ou abstention. Il n’y a qu’à cocher la case correspondant à son choix, et ensuite parapher chaque page, dater et signer la dernière.

Un formulaire à retourner trois jours avant l’AG

Si le dispositif est simple, il faut savoir que le syndic doit recevoir le formulaire de vote dûment complété au moins trois jours francs avant la date prévue pour l’assemblée générale. L’envoi par courrier recommandé avec accusé de réception n’est pas impératif, il est cependant conseillé. Mais en cas d’option pour un retour du formulaire par mail, le syndic est présumé l’avoir reçu le jour même où il a été envoyé.

Pour ces AG sans réunion des copropriétaires, c’est le président du Conseil syndical de la copropriété ou, à défaut, l’un de ses membres qui assurera alors les missions du président de séance. En leur absence, le syndic pourra désigner un des copropriétaires.

La mission particulière du président de séance

Dans ce contexte de vote par correspondance, sa tâche est particulière. Il doit certifier exacte la feuille de présence et vérifier que le nom et l’adresse des copropriétaires votant par correspondance y ont bien été inscrits par le syndic. Il est aussi chargé de vérifier la date à laquelle les consignes de vote des copropriétaires sont parvenues au syndic. Enfin, il vérifie le nombre de voix pour, contre, ou les abstentions aux résolutions. Pour cela, le président de séance devra participer au dépouillement des bulletins de vote par correspondance et signer le procès-verbal des décisions dans les huit jours suivant la date de l’assemblée générale.

Si le vote par correspondance permet de prendre part au vote en toute circonstance, il ne permet pas de débattre avant l’adoption ou le rejet des résolutions. Les décisions sont également prises sans l’éclairage habituellement apporté par le conseil syndical ou le syndic en cours de séance en présentiel ou par visioconférence. Prévu pour rester marginal, le vote par correspondance devrait se développer, en raison du reconfinement décidé pour freiner la propagation du coronavirus.